7 Aplicaciones para pasar de secretaria a secretaria virtual

7 Aplicaciones para pasar de secretaria a secretaria virtual

Secretaria: a todos se nos viene a la cabeza la imagen de la típica mujer encorsetada con su bloc de notas y lápiz en la mano cuando escuchamos esta palabra. Esto puede que fuera así hasta hace un tiempo pero ahora en la era de la tecnología y las redes sociales esto no es, ni tiene por qué ser así. Para empezar cada vez hay más secretarios o asistentes personales, en este oficio y también contamos con más herramientas que nos hacen el día a día más fácil y cómodo.

Actualmente con la cantidad de herramientas digitales de las que disponemos, la secretaria como tal ha dejado de verse así ya que principalmente en las grandes compañías, y cada vez más en empresas más pequeñas, para ser más proactivos es indispensable utilizar en el día a día las herramientas digitales para organizarse, de las que disponemos para hacer un trabajo más dinámico, rápido y acorde a esta época. Con la penetración de las nuevas tecnologías en la empresa, muchos emprendedores pueden reducir costes usando aplicaciones o software.

Hoy hablaremos de 7 aplicaciones para secretarias que serán de utilidad para estar al día con las nuevas tecnologías.

Herramientas y apps para el asistente personal

Con las siguientes aplicaciones y herramientas que vamos a enseñarte, pasarás de ser una secretaria para convertirte en una secretaria virtual. La digitalización de los puestos de trabajo permite un ahorro de tiempo en la realización de tareas del día a día. Automatizar un proceso rutinario, podría ser clave en ganar de una a varias horas al día y poder centrarte en aquellas tareas, como secretaria virtual, que son más importantes.

1. CamScanner

¿Cuántas veces nos ha pasado que necesitamos escanear un documento urgente que debemos enviar y se nos ha dañado el escáner de la oficina? Quizás no es necesario que el escáner esté roto, quizás nos encontremos en una reunión fuera de las instalaciones o de camino a algún sitio y tenemos un papel importante que no hemos podido escanear por las razones que sean ¡¡CamScanner ha llegado para salvarnos la vida!!

La diferencia entre una secretaria y una secretaria virtual está en que la primera necesitaría ir hasta el escáner de la oficina y la segunda, con sólo llevar su móvil encima, ya podría tener escaneado el documento en cuestión de minutos.

¿Qué podemos hacer con CamScanner?

  • Es una aplicación que tiene una versión básica gratuita que te ayudará a escanear, almacenar, sincronizar y colgar multitud de contenidos a través de smartphones, iPad, tablet y PC.
  • La versión gratuita contiene anuncios publicitarios y todos los documentos que procesamos por la aplicación llevan marcas de agua de la aplicación.
  • Tiene como límite 30 páginas para las notas.
  • 10 invitaciones para compartir y trabajar entre varios colaborares en documentos de Word.
  • Hay una  versión Pro que tiene un coste de 2,09 € que no contiene publicidad, no lleva marca de agua de la aplicación pero si puedes insertar tu propia marca de agua personalizada y tiene mejor calidad de escaneo.

 

Utilizar esta aplicación para escanear es muy sencillo, con solo tomar la foto del documento esta herramienta te permite ajustar el documento al tamaño deseado, a los márgenes y el fondo que deseas y al instante crear un PDF nítido que pueda se enviado desde tu correo electrónico o Chat (Whatsapp, Telegram etc.) ó subirlo a la nube (Dropbox, Google Drive etc.) y desde ahí poder compartirlo de una manera rápida y eficiente.

2. CamCard

 

¿Qué sucede cuando nuestro jefe se va de viaje de negocio o asiste a un evento/ reunión? Nos trae un montón de tarjetas de presentación para guardar los contactos y estamos hasta arriba de trabajo y lo dejamos para hacerlo en otro momento… pero, al día siguiente necesita contactar con varias personas urgente  y aún no tenemos los datos en contactos, ¿qué hacemos?

Contamos con CamCard, es una aplicación para guardar tarjetas de visitas, muy fácil de usar en cualquier smartphone y lo importante, nos puede hacer quedar muy bien. CamCard es un lector de tarjetas de vistas. Con solo una foto capturas la imagen de la tarjeta, reconoce el contenido de la imagen de tarjeta y de una forma automática y organizada la guarda en nuestros contactos del móvil en forma de contacto. Igualmente CamCard tiene reconocimiento de firma de correo electrónico, el reconocimiento de QRCode y puedes exportar a un archivo Excel, etc.

¿Para qué sirve CamCard?

  •  Recortar y mejorar la imagen de la tarjeta de ser necesario.
  • Opciones para guardar en el teléfono / Gmail / contacto de Exchange.
  • Reconoce automáticamente el tipo de idioma.
  • Se gira la imagen de la tarjeta automáticamente.
  • Puedes Capturar lotes e importar imágenes de las tarjetas de visita.
  • Reconocimiento de QRCode para el contenido del contacto
  • Reconocimiento de firma de correo electrónico.
  • Capturar imágenes de tarjetas de doble lado.
  • Búsqueda rápida de contactos.
  • Añadir nota.
  • Invitación de Linkedin, etc.

Como puedes ver, es una herramienta que nos hará nuestro trabajo más cómodo, rápido y eficiente.

 

3. SinFaltas

Ahora nos encontramos que nos piden hacer un escrito o informe que requiere una buena redacción y al ir redactando nos vienen dudas ortográficas o gramaticales al momento y necesitamos una respuesta de manera inmediata. ¿Dónde acudimos?

Sin dudar ni un minuto, al Chat de SinFaltas.

Esta nueva aplicación única, nos puede ayudar de manera instantánea a resolver cualquier duda.

Son muy ciertas las palabras de SinFaltas “Nuestras palabras son nuestra imagen”  y cuando redactamos nos convertimos en imagen de la empresa, por ello, debemos cuidarla para no dañar la imagen corporativa.

Por ejemplo, ¿cómo se escribe sujección o sujeción?

“Porque el problema no es que no lo sepas; el problema es que no preguntes”.

 

4.WeTransfer

 

Cada vez, es más común enviar por correo electrónico archivos que sobrepasan los 10 o 20 megas y no podemos enviarlo adjunto desde nuestro correo. ¿Qué podemos hacer?, necesitamos una solución rápida, segura y eficiente.

Investigamos varias herramientas que se encuentran disponibles y que nacen de esta necesidad de enviar archivos de gran tamaño por correo y WeTransfer  es una de ellas.

¿Para qué sirve WeTransfer?

  • WeTransfer es una herramienta que de manera sencilla puedes enviar o recibir archivos de cualquier parte del mundo.
  • Te permite hasta 2 GB gratis.
  •  No es necesario estar registrado.
  • Puedes asignar una contraseña para que el destinatario pueda acceder a los archivos.
  • Te permite enviar cualquier archivo; fotos, documentos, música y videos hasta 20 destinatarios.
  • Los archivos quedan almacenados en la nube durante 7 días.
  • Solo debes acceder a la página principal, vas a “Añade tus archivos”, pones el o los correos de los destinatarios y el correo del remitente y en nombre del asunto.
  • Al remitente le llegara un correo electrónico con un enlace donde podrá descargar los archivos enviados.
  • Hay disponle una cuenta Plus que permite enviar archivos de hasta 20 GB y almacenar 100 GB de espacio de almacenamiento.
  • Tiene aplicaciones para Mc, iOS y Android.

Sumando otra útil y excelente herramienta digital que nos hará la vida mas fácil.

 

5. Remember The Milk

¿Tienes muchas cosas pendientes por hacer y necesitas organizarte y ver que prioridades tienes?

Remember The Milk es una aplicación que te ayudara a que nada se te olvide y que realices tus tareas en el orden de prioridades establecido.

¿Para qué sirve Remember The Milk?

  • Te recuerda las tareas pendientes.
  • Te avisa por correo electrónico, mensaje de texto, mensajería instantánea, Twitter y notificaciones del móvil lo que tienes pendiente.
  • Puedes compartir tus listas de tarea y mandar tareas a otros para terminar más rápido.
  • Mantiene sincronizados todos tus dispositivos.
  • Organiza tus prioridades, fechas límite, repeticiones etc.
  • Puedes buscar en tus tareas, notas, y además puedes guardar tus búsquedas favoritas como Listas.
  • Puedes mirar las tareas próximas y planifica la mejor forma hacer las cosas

Remember The Milk es gratis.

Existe una subscripción Pro en la aplicación que incluyen más tareas interesantes pero que tienen un coste.

 

6. Google Drive

 

 

¿Necesitamos trabajar en equipo en la realización de un informe o documento que debemos hacer simultáneamente con otros compañeros y no sabemos como hacerlo?

Te invitamos a que le eches un vistazo a esta herramienta muy parecida a WeTransfer, pero que además te permite trabajar en equipo.

¿Para qué sirve Google Drive?

  • Guardar tus archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier parte.
  • Buscar archivos por nombre y por contenido.
  • Compartir archivos y carpetas con otras personas.
  • Asignar permisos de acceso para establecer quién puede ver, comentar o editar los archivos.
  • Acceder rápidamente a los archivos recientes.
  • Ver archivos aunque no estés conectado a Internet.
  • Usar la cámara de tu dispositivo para escanear documentos en papel.
  • Acceder a imágenes y a vídeos de Google Fotos.

Y lo más importante, que en Google Drive podemos tener a mano en cualquier momento y en cualquier dispositivo smartphone, tablet u ordenador esta aplicación que nos hará mas eficiente y productivos en nuestro puesto de trabajo.

¡Seguimos sumando!¡

Y finalmente, te invitamos a conocer esta herramienta digital que cada día las empresas utilizan más y que es necesario conocer y saber utilizar.

7. Twitter

Es una red social que se ha convertido en la más interesante en estos momentos porque te permite saber qué está ocurriendo en el mundo minuto a minuto desde noticias, entretenimiento, deportes, política, grandes eventos que son de interés profesional y personal.

Todo lo que sucede en cualquier lugar, está sucediendo en Twitter, así que, obtener la historia completa de ¿cómo se desarrolla? y conocer de primera mano todos los comentarios en vivo es de gran utilidad para el mundo empresarial.

Nosotros podemos ser parte de todo lo que se esta hablando en el mundo, así que conocerla y saber hacer vídeos en vivo, fotos, GIFs y comentarios al momento y dar a conocer información directa de la fuente es de mucha utilidad.

¿Para qué sirve Twitter?

  • Puede promocionar la empresa.
  • Captar nuevos clientes.
  • Conocer la competencia.
  • Estar en contacto con los clientes.

Hemos visto 7 herramientas muy útiles para ser una buen asistente personal, fáciles de usar y eficientes para hacer nuestra labor diaria más amena y productiva que son indispensables en esta nueva era digital. ¿Conoces alguna más? ¿Usas alguna de estas aplicaciones en tu día a día? Puedes contarlo en los comentarios.

 

 

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